Ben jij op zoek naar een zelfstandige en afwisselende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie?
Wij zijn op zoek naar een directiesecretaris die de directeur-bestuurder, manager bedrijfsvoering en de Raad van Toezicht ondersteunt bij het besluitvormingsproces op secretarieel en administratief gebied. Je zal een belangrijke rol spelen bij het organiseren van het bestuur en de besluitvorming binnen de organisatie.
De organisatie is een onafhankelijke organisatie met een duidelijk doel: de kwaliteit van leven verbeteren van mensen met een psychische, lichamelijke of verstandelijke beperking, een chronische ziekte, kwetsbare ouderen en mantelzorgers. Wij behartigen hun belangen op het gebied van zorg, welzijn, wonen, toegankelijkheid, vervoer, werk en inkomen. De cliënt staat hierbij centraal.
Profiel van de functie
Als directiesecretaris ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de directeur-bestuurder op een zodanige wijze dat daarmee sprake is van een efficiënte en effectieve voortgang van zaken die betrekking hebben op de taken van de directeur-bestuurder en de organisatie als geheel. In deze functie heb je te maken met stukken van vertrouwelijke aard en dien jij je te houden aan geheimhoudingsplicht, inzake gegevens van cliënten en bedrijfsgegevens.
Je bent verantwoordelijk voor een aantal zaken die de vereniging aangaan: onder andere het maken van de jaarplanning, coördinatie van het jaarplan, jaarverslag en de organisatie van de Algemene Ledenvergadering gezamenlijk met de eventmanager en kantoorcoördinator. Voor een aantal reguliere overleggen (de vergaderingen van de Raad van Toezicht, het Achterban-overleg en de Algemene Ledenvergaderingen) vervul je de functie van secretaris. Je biedt secretariële ondersteuning aan de manager bedrijfsvoering en je bent sparringpartner. Tevens ondersteun je op secretaris vlak de leden van de Raad van Toezicht. Je neemt als volwaardig lid plaats in het MT en ondersteunt het MT bij het uitzetten en bewaken van acties.
Wat ga je doen?
- Je bewerkt, verwerkt en stelt zakelijke correspondentie op. Je regelt het mailverkeer en presentaties ten behoeve van de directeur-bestuurder.
- Je documenteert en archiveert relevante documenten ten behoeve van directie en RvT.
- Je organiseert en notuleert vergaderingen en bijeenkomsten van directie, MT en RvT.
- Je bewaakt de uitvoering van genomen besluiten en draagt zorg voor de kennisgeving hiervan aan derden.
- Je plant, agendeert en coördineert afspraken van de directeur-bestuurder en manager bedrijfsvoering en attendeert op nakoming hiervan.
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en externen aan de directeur-bestuurder en beantwoordt deze vragen.
- Je coördineert informatiestromen, soms van vertrouwelijke en gevoelige aard en informeert belanghebbenden, zowel intern als extern.
- Je bent vervanger voor de urgente personeelsadministratie bij afwezigheid HRM.
- Je bent bereid andere voorkomende werkzaamheden te verrichten, zoals dat in een kleinere organisatie voorkomt.
- Eventueel fungeer je als Functionaris Gegevensbescherming (bespreekbaar, afhankelijk van kennis en interesse).
Je achtergrond, kennis en ervaring
- Minimaal een (aantoonbaar) HBO werk- en denkniveau.
- Enkele jaren werkervaring in een vergelijkbare functie.
- Bestuurlijke ervaring.
- Uitstekende beheersing van Nederlandse taal in woord en geschrift.
- In staat om op alle niveaus te communiceren.
- Een flexibele en dienstverlenende houding.
- Kennis van automatiseringspakketten (o.a. Word, Excel, PowerPoint, Exact).
- Affiniteit met de doelgroepen van de organisatie en de branche.
Ons aanbod
Het betreft een boeiende en veelzijdige functie voor 24-32 uur p/w binnen een maatschappelijk relevante organisatie, met enthousiaste collega’s en ervaringsdeskundigen. Werktijden en -dagen worden in overleg vastgesteld. Wij bieden een tijdelijk dienstverband van 1 jaar; in principe wordt dit na een jaar omgezet in een contract voor onbepaalde tijd. Dit betekent o.a. een eindejaarsuitkering, een bijdrage in de zorgverzekering en geld omzetten in verlof of andersom. Deze functie is ingedeeld in schaal 9 (maximaal € 4.756,– p maand fulltime). De standplaats is Amsterdam. Hybride werken is mogelijk.
